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Procédures Missions

1. Définition d’une mission

Un agent en déplacement est un « agent en service, muni d’un ordre de mission (OM) pour une durée totale qui ne peut excéder douze mois, qui se déplace, pour l’exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale » (cf. art. 2 Décret 2006‐781). 

Si le déplacement est pris sur des crédits autre que votre employeur, vous aurez besoin d’une autorisation de partir en mission de ce dernier, c’est ce qu’on appelle l’ordre de mission sans frais. Exemple, vous êtes employé par l’université et vous partez sur des crédits CNRS, il vous faudra un OM sans frais de votre université + un OM avec frais du CNRS.

2. Instruction de la demande + délais

Vous prévoyez de partir en mission ?

Un formulaire avec toutes les informations utiles est à votre disposition : Formulaire “Mission” (Enregistrer le document avant de le compléter).
Merci de le transmettre par mail le plus tôt possible au service gestion. L’idéal serait 15 jours avant le départ afin d’anticiper les commandes via le marché mission pour le transport et pour l’hébergement, les réservations se font sur la plateforme on-line par l’agent s’il a les accès ou par la gestionnaire.

NOUVEAUTÉ ! Pour les agents CNRS ou tout agent partant en mission avec des crédits CNRS : il est désormais obligatoire d’effectuer sa demande de mission (avec ou sans frais) via la plateforme ETAMINE.

> Voir la page dédiée

A NOTER : Il est impératif de respecter les étapes indiquées par votre employeur et la tutelle prenant en charge les frais de mission : schéma récapitulatif des étapes et interlocutrices

2.1. Règles communes des missions en France

Délai : 15 jours avant le départ en mission

Réservation du transport et de l’hébergement : 

a-Transport :

Passage obligatoire par les plateformes de réservation du Marché pour le train, l’avion ou la location de voiture.

L’utilisation du véhicule personnel implique l’autorisation préalable du directeur d’Unité et la souscription au préalable d’une police d’assurance garantissant d’une manière illimitée la responsabilité de l’agent au titre de tous les dommages qui seraient causés par l’utilisation de son véhicule à des fins professionnelles. Les copies de la carte grise du véhicule et du permis de conduire au nom de l’agent seront également à fournir.

> Formulaire ANGERS “Utilisation du véhicule personnel”

> Formulaire LE MANS “Utilisation du véhicule personnel”

> CNRS : informations à enregistrer sur NOTILUS «mon profil=> gestion des données + synchroniser en bas de la page ». (plus besoin de formulaire VP)

Véhicule de service : Utilisation du JUMPY immatriculé GH-862-CL de Nantes Université

L’utilisation du véhicule de Nantes Université immatriculé GH-862-CL – Jumpy de marque Citroën est conditionné à la non-utilisation par l’équipe des sismologues pour les interventions sur site. Les clés sont à récupérer auprès de Damien Fligiel de l’OSUNA après vérification auprès de ce dernier de la disponibilité dudit véhicule.

Avant de prendre ce véhicule, il est indispensable de compléter le formulaire “Autorisation de véhicule de service”  et de fournir la copie de votre permis de conduire au service administratif. Ce document est à compléter 1 fois pour l’année civile. Les utilisateurs devront toujours être en possession du permis de conduire au moment de l’utilisation du véhicule de service.

b-Hébergement :

La réservation doit prendre en compte le petit-déjeuner (non remboursable si pris à part) et si possible la taxe de séjour.

Avant le départ :

  • Demande d’un OM via le formulaire dédié, le renvoyer à sa gestionnaire y compris pour les OM sans frais, excepté les déplacements sans frais CNRS : lire le mode opératoire avant mission,
  • Vérification de la disponibilité du financement,
  • Réservation des transports via le marché,
  • Réservation de l’hébergement via le marché excepté Le Mans université,
  • Récupération de l’OM signé par le DU.

Retour de mission :

Dès le retour de mission, l’agent transmet les justificatifs originaux au service gestion (y compris billets réservés via plateforme).
Les repas sont remboursés au forfait (sur présentation des tickets de caisse). Si le repas a été pris dans un restaurant administratif, le forfait est alors réduit de 50%.

NOUVEAU ! Procédure CNRS : marché Notilus : MOP_ETAT_FRAIS_CNRS

2.2. Règles communes des missions à l’étranger

Avant le départ :

  • Procédure pays à risques ou déplacement à l’étranger
  • Demande de l’OM via le formulaire dédié, le renvoyer à sa gestionnaire y compris pour les OM sans frais, vérification de la disponibilité du financement,
  • Réservation des transports via le marché,
  • Réservation de l’hébergement via le marché excepté Le Mans université,
  • Récupération de l’OM signé par le DU et autorisation de déplacement à l’étranger signé le cas échéant.

Délais :

  • NU, Angers et CNRS : 1 mois
  • Le Mans : 15 jours

2.2.1. Démarches à suivre

Il est conseillé à l’agent qui part en mission à l’étranger de consulter le site dédié : Conseils aux voyageurs.

Dans le cadre d’une démarche de maîtrise des risques, pour tout voyage à l’étranger, le missionnaire doit s’inscrire sur le site « ARIANE » du ministère des affaires étrangères et s’assure de pouvoir être joint sans délai.

2.2.2. Calcul indemnité journalière

  • La mission commence à la date et l’heure d’arrivée dans le pays et se termine à la date et l’heure de départ du territoire étranger.
  • L’indemnité forfaitaire journalière prévue pour les missions à l’étranger est allouée sur présentation du justificatif d’hébergement et des tickets de caisse pour les repas. 
     L’indemnité journalière correspond à 65% (hébergement + petit déjeuner) et 17,5% par repas (déjeuner/dîner).
  • Les frais de transport sont pris en charge dans les mêmes conditions que pour les déplacements en métropole. Les agents sont incités à privilégier la classe économique.

3. Dispositions particulières de chaque tutelle

3.1. Tutelle CNRS

Les agents reconnus en qualité de travailleurs handicapés (RQTH) et en situation de mobilité réduite (PMR) peuvent bénéficier d’un taux d’hébergement fixé à 120 € par nuitée ou dans la limite du plafond de 150 € par nuitée à Paris et en petite couronne réservée par le marché.

Il existe un marché national d’assurance pour le rapatriement et hospitalisation sur place pour les personnels titulaires d’un OM signé par le CNRS.

A l’étranger :

Pour le déplacement d’un agent dans un pays dit à risques ou des missions de longue durée hors métropole, le directeur d’unité doit avant la signature de l’OM avoir reçu l’accord de la Direction de la Sûreté du CNRS (DirSu) au moins 1 mois avant le départ.

DIRSU: Mission dans les Pays à Risque ou Longue Durée

Les frais de change pour paiement (repas, hébergement, transport en commun) peuvent être remboursés sur présentation du relevé bancaire si le paiement a été effectué par carte bancaire ou par la carte corporate du CNRS.

> Règlementation Missions CNRS

3.2. Tutelle Nantes Université

Les frais d’inscriptions aux colloques (ou formations) doivent être directement payés par l’établissement (bon de commande SIFAC), l’agent ne doit en aucun cas avancer ces frais.

Dans le cadre d’un déplacement en tant que membre du Conseil national des universités, la demande est à transmettre par mail à l’adresse : central‐deplacements@univ‐nantes.fr

A l’étranger :

Pourquoi un délai d’un mois minimum ?

La DRH de Nantes Université doit impérativement en être informée avant chaque départ. Pour cela, l’Ordre de Mission saisi dans SIFAC par les gestionnaires doit lui être transmis. L’Ordre de Mission est visé par la DRHDS puis transmis au gestionnaire pour signature du supérieur hiérarchique avant le départ si le déplacement à l’étranger est autorisé.

> Règlementation Missions Nantes Université

3.3. Tutelle Université d’Angers

Les remboursements de repas se feront à l’agent avec l’accord du DU s’il est en mission entre 13h et 14h le midi, et 20h et 21h le soir.

A l’étranger :

L’ordre de mission et la demande d’autorisation d’absence doivent être transmis au plus tard 1 mois avant la date de départ en mission.

> Règlementation Missions Université d’Angers

3.4. Le Mans Université

Les remboursements de repas se feront à l’agent s’il en mission entre 12h et 14h le midi, et 19h et 21h le soir. Lorsque l’agent prend le train, le remboursement du parking est limité à 15€.

A l’étranger :

La demande d’autorisation d’absence auprès du service des relations internationales est à adresser au moins 15 jours avant le départ avec le visa de la DRH (Président) après signature des Directeurs d’unité et composante.

> Règlementation Missions en France Le Mans Université / à l’étranger