Etamine/Notilus – Mission CNRS (Marché ESR – AMUE)

1. Mettre à jour son profil dans Notilus et ne pas oublier de le synchroniser(étape à faire avant sa première mission ou lors d’un changement de données personnelles uniquement)

2. Faire sa demande de mission sur Etamine et consulter la plateforme de réservation Goelett pour se renseigner sur les possibilités et les prix (le lien est accessible via la page de l’intranet du CNRS « Avant la mission », il ne faut pas utiliser son ancien compte)

3. Finaliser sa mission dans Notilus dès confirmation de la validation de la demande (faire ses réservations et ajuster ses frais puis cliquer sur Emettre)

4. Valider ses temps réels à son retour de mission dans Notilus (Attention aux temps indiqués de base par Notilus, il y a un décalage constaté)

5. Compléter son état de frais dans Notilus en mettant tous ses justificatifs en pièces jointes (bien vérifier que le statut de la mission est « Temps validés »).

5. Astuces :

Un seuil de tolérance va être appliqué concernant les arbitrages DU/RA afin que la validation soit plus fluide.
Dans l’onglet Voyage sur Notilus, au moment de faire les réservations, si vous voyez déjà une ligne avec un transport ou de l’hébergement, il suffit de cliquer sur la ligne pour continuer la réservation et non sur le + sinon cela rajoute une autre prestation supplémentaire.
Pour faire une demande de réservation offline (par exemple les trains Ouigo qui n’apparaissent pas dans les recherches onlines sur Goelett), dans l’onglet Voyage sur Notilus, il faut qu’il n’y ait rien dans l’encadré Voyage (possibilité de supprimer les propositions) et cliquer sur le + pour sélectionner la prestation souhaitée (exemple le train pour le Ouigo) pour qu’apparaissent sur une nouvelle fenêtre avec en bas à gauche le bouton « Passer par l’agence ». A utiliser uniquement pour le transport lowcost ou complexe non proposé par Goelett car des frais supplémentaires s’appliquent.

Modification ou annulation de prestation de voyage : contrairement à avant, vous ne pouvez plus annuler votre hébergement via la plateforme Goelett. Les modifications et annulations de transport/hébergement se font auprès de l’équipe offline dédié CNRS de FCM Travel (cette démarche provoque automatiquement des frais d’agence) qui doit être contactée par e-mail ou téléphone : 8h-20h / cnrs.voyages@fr.fcm.travel / 01-56-56-18-15 (taper 2). Si vous avez des billets de TGV Inoui Pro, vous pouvez faire les modifications via l’application, il n’y aura pas de frais d’agence appliqués.

Pour les problèmes de connexion aux outils, il a été conseillé de soit changer de navigateur soit d’effacer ses données de navigations dans les paramètres du navigateur. Dans le même registre, pour les pop-ups bloqués par le navigateur, vous pouvez aussi dans les paramètres rajouter une exception pour le site de Notilus afin que cela ne bloque plus lors des réservations (exemple avec Chrome ci-dessous).

Si vous partez en mission avec une prise en charge par la Délégation Régionale (DR17), vous trouverez un mode opératoire fait par une des formatrices de la DR17 à lire ici -> Procédure Etamine – Notilus_CAC DR17 (WORD)

Les demandes d’avance : le formulaire est en ligne sur l’intranet du CNRS, téléchargeable ICI. La procédure est expliquée en détail via le guide suivant aux pages 87 à 91 : Dématérialisation des mission en SFC

Pour les missions qui n’ont finalement pas de frais à rembourser, il faut que le missionnaire remplisse et valide ses temps dans Notilus pour que la gestionnaire puisse intervenir afin de clôturer la mission. Il ne faut surtout pas générer un état de frais en retirant tous les frais (page 2 du Guide – Après la Mission)