Procédures Missions Le Mans Université
1. Définition d’une mission
Un agent en déplacement est un « agent en service, muni d’un ordre de mission (OM) pour une durée totale qui ne peut excéder douze mois, qui se déplace, pour l’exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale » (cf. art. 2 Décret 2006‐781).
Si le déplacement est pris sur des crédits autre que votre employeur, vous aurez besoin d’une autorisation de partir en mission de ce dernier, c’est ce qu’on appelle l’ordre de mission sans frais. Exemple, vous êtes employé par l’université et vous partez sur des crédits CNRS, il vous faudra un OM sans frais de votre université + un OM avec frais du CNRS.
2. Instruction de la demande + délais
Vous prévoyez de partir en mission ?
Merci de le transmettre par mail le plus tôt possible au service gestion. L’idéal serait 15 jours avant le départ afin d’anticiper les commandes via le marché mission pour le transport et pour l’hébergement, les réservations se font sur la plateforme on-line par l’agent s’il a les accès ou par la gestionnaire.
A NOTER : Il est impératif de respecter les étapes indiquées par votre employeur et la tutelle prenant en charge les frais de mission : schéma récapitulatif des étapes et interlocutrices
Lien pour se connecter à NOTILUS
Lien vers Intranet « Déplacements »
2.1. Règles des missions en France
Délai : 15 jours avant le départ en mission
Réservation du transport et de l’hébergement via NOTILUS
- Transport : Passage obligatoire par les plateformes de réservation du Marché pour le train, l’avion ou la location de voiture.
- Hébergement : La réservation doit prendre en compte le petit-déjeuner (non remboursable si pris à part) et si possible la taxe de séjour.
Réservation auprès de la PLATEFORME VOYAGISTE titulaire du marché (sauf si le voyagiste n’est pas en mesure de répondre au besoin du voyageur).
- FOCUS sur l’utilisation du véhicule personnel :
L’utilisation du véhicule personnel implique l’autorisation préalable du directeur d’Unité et la souscription au préalable d’une police d’assurance garantissant d’une manière illimitée la responsabilité de l’agent au titre de tous les dommages qui seraient causés par l’utilisation de son véhicule à des fins professionnelles. Les copies de la carte grise du véhicule et du permis de conduire au nom de l’agent seront également à fournir à votre gestionnaire.
2.2. Règles des missions à l’étranger
Lien pour se connecter à NOTILUS
2.2.1. Démarches à suivre
Il est conseillé à l’agent qui part en mission à l’étranger de consulter le site dédié : Conseils aux voyageurs.
Dans le cadre d’une démarche de maîtrise des risques, pour tout voyage à l’étranger, le missionnaire doit s’inscrire sur le site « ARIANE » du ministère des affaires étrangères et s’assure de pouvoir être joint sans délai.
2.2.2. Calcul indemnité journalière
- La mission commence à la date et l’heure d’arrivée dans le pays et se termine à la date et l’heure de départ du territoire étranger.
- L’indemnité forfaitaire journalière prévue pour les missions à l’étranger est allouée sur présentation du justificatif d’hébergement à votre nom et des tickets de caisse pour les repas.
L’indemnité journalière correspond à 65% (hébergement + petit déjeuner) et 17,5% par repas (déjeuner/dîner). - Les frais de transport sont pris en charge dans les mêmes conditions que pour les déplacements en métropole. Les agents sont incités à privilégier la classe économique.
